Die elektronische Belegablage

Buchhalter bei Firmen kennen diese Funktion seit langem - auch Netxp-Verein macht es möglich: Die elektronische Belegablage.

Ein altes Ärgernis, unsere Lösung dafür!

Jeder Schatzmeister kann sicher ein Lied über die Nebenerscheinungen der Belegbehandlung singen. Ständig auf der Suche nach fehlenden Belegen und Ärger über den oft physikalisch bedenklichen Zustand der abgegebenen Rechnungen. Eine Archivierung dieser Originalbelege in Ordnern ist daher häufig eine Sisyphusarbeit.

Die optionale elektronische Belegablage in Netxp-Verein löst dieses Problems ein für alle Mal. Damit werden Ihre Belege wie Ihre Vereinsdatenbank auf den Servern der Netxp GmbH gehostet. Um Ihre Belege in die Belegablage hinzuzufügen bieten wir mehrere Möglichkeiten:

• Sie ziehen die Beleg-PDFs einfach in den Belegarchivordner auf Ihrer Online-Festplatte.
• Oder Sie scannen die Belege und diese werden in Komibnation mit einer Ordnerüberwachung direkt in die Belegablage übernommen.
• Auch eine Verbindung als Netzlaufwerk ist möglich. Dann legen Sie die Belege direkt in Ihrem Bereich auf den Netxp-Verein Servern ab.

Sie nehmen den Beleg nur noch einmal zum Scannen oder per Mausklick in die Hand. Künftig kommt auch noch die Kombination mit der eRechnung hinzu. Die im Archiv vorhandenen Belege können Ihren Buchungen zugeordnet werden und bleiben mit diesen untrennbar verbunden. Natürlich ist es auch möglich, Buchungen erst im Nachgang mit den entsprechenden Belegen auszustatten oder Belege mehreren Buchungen zuzuweisen.

Dank dieser neuen Form der Beleghaltung genießen Sie eine Menge Vorteile. Zum einen sind die Belege sicher aufbewahrt und können nicht „verschwinden“. Zum anderen kann in den Auswertungen nach Buchungen gefiltert werden, denen noch kein Beleg zugeordnet ist. Auch ist es nun möglich das Kassenbuch mit Belegen zu drucken. Bei dieser Kassenbuchart wird die jeweilige Buchungsnummer automatisch auf dem Beleg abgedruckt. Sollte sich die Buchungsnummer ändern, ändert sich natürlich auch die Buchungsnummer auf dem Beleg.

Der Kassenprüfer hat es auch einfacher

Ein besonderer Vorteil ist die Verwendung eines eigenen Benutzerrechts: Der Kassenprüfer. Dieser neue Benutzer wird vom Administrator des Vereins angelegt. Im Gegensatz zu einem „normalen“ Benutzer, gibt aber der Admin hier nur den Namen und die Emailadresse des Kassenprüfers an. Dieser erhält direkt von Netxp-Verein eine Email mit seinen Zugangsdaten. Aus Sicherheitsgründen muss auch der Kassenprüfer beim ersten Login auch sein Passwort ändern. Es ist den übrigen Benutzern im Verein - auch dem Admin - unmöglich, sich unberechtigterweise als Kassenprüfer anzumelden.

Einfach und überall zu nutzen! Der Prüfer kann sich, egal ob von zu Hause oder auf Geschäftsreisen, alle bereits getätigten Buchungen in Netxp-Verein ansehen undzugehörige Belege öffnen. Nach erfolgter Prüfung wird die Buchung mit dem Vermerk „geprüft“ bestätigt oder kann mit „unter Vorbehalt“ zur Korrektur versehen werden. So findet eine permanente Kassenprüfung durch den oder die Kassenprüfer statt, ohne hier jeweils einen separaten Termin vereinbaren zu müssen. Und die finale Prüfung vor der Jahreshauptversammlung fällt viel kürzer aus als bisher; also der Arbeitsteil, nicht der gesellige Teil.

Die elektronische Belegablage bestellen:

Der einfachste Weg, die elektronische Belegablage zu bestellen kann vom Admin des Vereins direkt in der Software unter "Verwaltung - Vertrag verwalten" bei den Zusatzoptionen erledigt werden.

Oder Sie nutzen unser Bestellblatt elektronische Belegablage

Auf Youtube zeigen wir Ihnen mit zwei Videos, wie Sie die elektronische Belegablage einrichten und dort Belege hochladen.

Ansicht: Elektronische Belegablage