Virtuelle Konten

Je mehr Konten ein Verein bei einer oder mehreren Banken unterhält, desto komplexer wird oft die Handhabung der Berechtigungen. Zusätzlich zum Hauptschatzmeister sollen in der Regel auch die Spartenkassiere auf deren Konten zugreifen dürfen. Wechselt einmal das Amt, müssen gegenüber der Bank die Zugänge abgemeldet und neue beantragt werden. Kommen dann auch noch Sparbücher und Festgeldkonten hinzu, wird es nicht einfacher.

Steigende Kontoführungsgebühren tun ein Übriges, denn gerade Vereine mit eigener Kassenführung Ihrer Sparten und Sektionen profitierten in der Vergangenheit von zunehmend wegfallenden Rabatten.

Eine Alternative: Virtuelle Konten

An tatsächliche Onlinebankingkonten lassen sich in Netxp-Verein sogenannte virtuelle Konten andocken. Das virtuelle Konto selbst hat dabei keine Außenwirkung und dient der Verwaltung der Finanzen innerhalb des Vereins. Hier vergeben Sie die Rechte für die einzelnen Kassenwarte unkompliziert und unabhängig von Geschäftszeiten der Banken.

Damit benötigen Sie nicht mehr für alle Sparten und Sektionen eigene Konten. Der eigentliche Zahlungsverkehr findet für sämtliche Sparten nur noch über das verbliebene Girokonto statt.

Alle Vorgänge werden intern über das virtuelle Konto der Vereinssparte, der Sektion oder dem Vorhaben gebucht. Das hinterlegte Budget steht auch nur diesem Bereich zur Verfügung. Dabei stehen alle Möglichkeiten eines tatsächlichen Kontos zur Verfügung.

Internes Vieraugenprinzip durch Auftragsfreigabe

Virtuelle Konten ermöglichen über individuelle Auftragsfreigaben ein abgestuftes Vieraugenprinzip für zu leistende Zahlungen oder den Lastschrifteinzug von Beiträgen und Vereinsleistungen. In Kombination mit dem Zusatzmodul der elektronischen Belegablage stehen Belege dem Schatzmeister gescannt zur Verfügung, damit dieser die abschließende Zahlungsfreigabe vornimmt, ohne noch auf den Eingang der Belege warten zu müssen.

Kennzeichen des virtuellen Kontos zusammengefasst

• Ein virtuelles Konto enthält durch parallele interne Buchungsprozesse nur die zugeordneten laufenden Transaktionen des Hauptkontos.
• Budget der Sparte wird dem virtuellen Konto durch Reservierung auf dem Hauptkonto zur Verfügung gestellt und kann auch aufgestockt werden.
• Freigaben für das virtuelle Konto sind unabhängig vom Hauptkonto festlegbar.
• Buchungen (Rechnungen, Spartenbeiträge, Kursgebühren) können vom Spartenkassier erfasst werden und gehen dann in die Freigabe nach dem Vieraugenprinzip.
• Die finale Zahlungsfreigabe führt der Hauptzahlmeister durch und weist die Zahlungseingänge dem jeweiligen virtuellen Konto zu.
• Bis zu fünf Unterebenen virtueller Konten sind ab dem Girokonto möglich.

Weitere Details zu virtuellen Konten und die Preise für die Zusatzoption sind hier nachzulesen.